所属するグループで活用しているSlackというアプリがなかなか快適で、これまでメール一辺倒だった様々な仕事上の関係者とのやりとりを、今次々とSlack化しつつあります。

Slack
https://slack.com/intl/ja-jp/

Slackは、分かりやすく言うとLINEのビジネス版みたいなもので、LINEと違うのはトピック別にチャンネルを作れることや、デスクトップとスマホとの連携がスムーズであることなどでしょうか。遊びの要素はありませんが、添付ファイルもほぼメールと同じやりとりが出来ます。すでにお使いの方もたくさんいらっしゃるのではないでしょうか。

このリモートワークで、うちの事務所も最初は在宅スタッフとZOOMをつなげていましたが、所内でも面と向かって話さないのにZOOMでそんなに話すことあるかといわれると、ほとんどないことに2日くらいで気づきました笑。そこからはほぼSlackです。これだと思いついたら、その場でポンポン送れるので事務所で交わしている会話に近い気がします。

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そもそもメールって面倒ですよね。「○○さま」「お世話になります」からはじまって「よろしくお願いします」で結ぶというこの様式。ほぼ無駄です。でも書かないと失礼みたいな。結局内容は「了解しました」と書けば良いだけというメールがほぼ8割。しかし、そのために一日中メールの返信に時間を費やしているというのが実情です。

逆に、この「了解です」だけで良いのに返信をしてくれない人のなんと多いことか。それはただ面倒くさいからだと思います。文面を考えて、精査して、送信するというのが文章が苦手な人だったりすると、そのハードルは何倍にも高くなるのでしょうね。

あと毎回、大量のCCが付いたグループメールのやりとりとか。そのCCのほとんどが「ただ見ているだけ」で返事はくれない人なわけです。そんなメールが毎日何十通も送られてきます。それらを仕分けてフォルダに整理するだけで時間が割かれます。

そしてメールのタイトル問題。「Re:○○の件」と書かれたメールが、そのラベルを付け替えるタイミングを失って、もはや何の話？という。そうなったらもう探したい情報は過去ログから見つけられないんですよね。

またそれに毎回返信を重ねて行くと、文面の下に膨大な過去の文面（ログ）が蓄積してゆくという問題。プリントアウトしたら１メートルくらいになるんじゃないかみたいな。これはもはや屍と化した文面をずるずると引きずりながら生きてゆく、いわばゾンビメールみたいなものです。

ふぅ…まだまだありますが、これまで当たり前に使っているメールの問題点を列記するだけでこんなに出てくるということにまずびっくりです。

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社内以外で今試験的にSlack導入中なのが、まず現場。

現場とのメールのやりとりは、ひと現場で相当な数になります。それなのにその内容のなんと薄いことか。ほとんど細かい確認や報告のたぐいで、文章はほぼ1行か2行。あとは施工図がPDFで送られてくるだけとか。それに「受領しました」「了解しました」で返すのがやはり8割なのです。

そしてなんといっても、簡単なメールの返信すらしてくれない現場監督率の高さといったら！結局電話して返事をもらうという、もはやメールって何？という状況です。

これをSlack化すると、返信が数秒で出来ます。返信ですらなく絵文字で返すとか。またそれまでのやりとりを関係者ですべて共有できるのと、過去ログや添付ファイルもすべて出先から見られるので、決定色とか、納まりのスケッチとか、プリントして持ち歩かなくても現場でスマホから確認できます。

現場も納まりの相談をその場でスマホで写真を撮ってSlackで我々に送り、数分後には回答がもらえるというスピード感にもつながります。

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次に導入開始しようとしているのは、建て主さんとのやりとり。これも竣工までに膨大な量になってゆきます。

今もご相談頂いている土地探し中の建て主さんと、土地探しを担当している不動産会社の担当者とでSlackのワークスペースを作って運用をはじめました。メールみたいにかしこまって送らなくて良いので、ポンポンとチャットが出来てコミュニケーションがよりスムーズに行くような気がします。

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たぶん、そのうち弊害も見えてくると思うので、そうなったらその時点で立ち止まってみるということでしょうね。オンラインだけでなく、これまでの常識を捨ててさまざまな身の回りのツールを見直してゆこうと思います。